G suite（月額680円）で空室管理をすれば仲介業者への情報提供が早くなる！
みなさん、こんにちは！
自宅からテレワークをすすめていて、いろいろな新しいことに触れているといままでの固定概念にとらわれていた自分がなんだったんだろうと思う日々です。
「G suite」とはGoolgleのサービスに共通するアカウント
さて、大家さんにもぜひ活用してほしいのが「G suite」です。ご存じのかたも多くいらっしゃるかとおもいますが、「google」が提供するサービス群のことです。
すこし話を脱線させますが、アカウント一つでいろいろなサービスを受けられるという考え方は社内ネットワークではいたって普通の考え方で、Windows serverなんかでは「Active Directory」というものがあります。
これはリソース（資源）の使用に制限をかけるために存在しており、具体的な例ですと、サーバーのハードディスクの中を使える人を一部に限定するといったものでした。社内には複合機やデータベースなど、さまざまな共有リソース（資源）がありますよね。コンピューターのない時代でも、「取り出したらばこのノートに書いて」などというルールが決っていたものです。
今回御紹介する「G suite」も基本的には「google」のサービスの全体へのアカウントと考えて下さい。個人用では「Gmail」などもありますが、あれにグループ管理機能がついたものです。
システムやソフトの総合パッケージ「G suite」
これの何が便利か？ということですが、社内のほとんどの機能は網羅できています。たとえば、MicrosoftのOfficeで提供される各種機能であったり、メール・ＷＥＢサイトなどのインターネット特有のもの、はたまたWEBミーティングを行うものやプリントサーバーなどです。
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たとえば、プリントサーバー機能を見てみると、事前に登録を行っておくことで、世界中どこからでも自分のプリンターから印刷することができます。同様に共有サーバーもインターネット上にありますので、どこからでもアクセスすることができるんです。
さらに、ここにグループ機能が搭載することになります。こちらは優良ですが、家族や管理を行う上での社員などで使っていくことが可能です。
空室管理を「G suite」で分析から発信まで
私の使い方をすこしお話しましょう。私たちでは空室管理をこちらで行っています。我々と取引のある不動産業者さんは、私たちの空室データベースに常にアクセス
することができます。これは、「スプレッドシート」という「エクセル」と同様のサービスをしようしています。
ですので、入力もきわめて楽ちんです。一方、分析を行うときもこちらのスプレッドシートが役に立ちます。私たちの所有物件では2009年～データをつけており、空室率を算出しています。
特殊な分析をするわけではありませんので、年次の変化を追うのはとても簡易なことです。当然、これも入力を分担して行うことができます。この社員（家族）にはここの部分を入力してもらうなどといった分担もファイルのやりとりを行わずにできます。
このように、Googleの各種サービスはグループで使うととても便利なことがたくんさあります。たとえば、空室のリフォーム完了日のお知らせは、Googleカレンダーも利用できますね。工事業者・仲介業者・管理業者とスケジュール工程を組んでいくのを自らやっている自主管理のオーナーさんには便利でしょう。
なお、共有する相手は「Googleアカウント」を持っていることが必要です。「Googleアカウント」というと分かりにくいですが、Gmailアドレスといったほうがいいでしょうか。
クラウドの恩恵をうける素早さ
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クラウドサービス全般に言えることですが、パソコンで入力したものがスマートフォンやタブレットからでも直ぐに変更が反映するのもとても便利な点です。例えば、退去をおこなった後、現場から空室状況の変更ができればすばやい募集活動へ移行できますし、募集図面を共有するのもすばやくできます。
なお、仲介業者さんの営業活動は従来のお店での方式から募集サイトへ変わってきています。その時に、物件を掲載するためにおこなう入力はそこそこ大変な労力です。ですので、募集図面や室内写真を大家さんから直接仲介業者さんへ共有できるととても便利ではないでしょうか。
というように、個別のサービスも膨大にあるGoogleですのでまた別の時に触れて行きたいとおもいますが、まずは「G suite」検討してみてはどうでしょうか？
なお、私たちでもその導入や使い方を無料でフォローさせていただきます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
